quarta-feira, 28 de julho de 2010

Dicas para uma assembléia produtiva.


Assembleias gerais exigem bom senso de síndicos e moradores; Presença do condômino é fundamental.

Eleger síndicos, subsíndicos e conselho consultivo. Aprovar a prestação de contas do ano que passou, assim como aprovar a previsão orçamentária para o ano que vem pela frente são algumas das decisões tomadas nas Assembléias Gerais Ordinárias, que ocorrem nos primeiros meses do ano.

Trata-se do mais importante encontro do condomínio, onde são tomadas as decisões que irão reger o dia a dia durante o ano inteiro. A Vargas & Vargas apresenta as principais dicas para que as Assembleias se tornem realmente produtivas. Confira:

• Organização – O edital de convocação deve ser claro, distribuído com antecedência e conter todas as informações necessárias sobre a assembléia.

• Corpo-a-corpo - A comunicação deve ir além da convocação por edital. É recomendável que o síndico, tendo tempo, ligue ou escreva e-mails para os condôminos, ressaltando a importância de cada um na assembléia. Um lembrete no elevador um dia antes já é uma boa iniciativa.

• Cortesia - É salutar que o síndico receba o condômino assim que ele chegar ao local da assembléia, cumprimentando-o e agradecendo-o pela presença.

• Exemplo - Para exigir respeito, é preciso, antes de tudo, respeitar também. Assim, mesmo que o síndico não concorde com determinada opinião, ele deve deixar que o morador exponha seu ponto de vista.

• Preparo - É fundamental que o síndico se cerque de todas as informações possíveis, com auxílio dos conselheiros e da administradora, para ter força de argumentação e convencimento.

• Saudação - Recomenda-se que o presidente da mesa, saúde os presentes na abertura dos trabalhos e diga palavras de motivação e otimismo, visando tornar o clima da assembléia o mais agradável possível.

• Controle - Aquele que estiver conduzindo a reunião deve ter a sensibilidade para saber o momento adequado de encerrar uma discussão, dando prosseguimento aos demais itens previstos na ordem do dia.

• Sugestões - Quando um participante apontar erros, peça que apresente alguma sugestão. Assim, o morador se sentirá integrado ao processo e incentivado a ajudar.

• Compreensão - O síndico deve tentar entender o perfil dos moradores para que, durante as reuniões, ele saiba como lidar com cada um deles.

• Interrupções - Solicitar que os participantes desliguem os celulares, pagers e radiocomunicadores, evitando que a reunião seja interrompida, a não ser em caso de urgência.

• Comodidade - Montar uma mesa com café, chá e biscoitos para depois da assembléia é um ato de delicadeza que pode, inclusive, servir para aproximar as pessoas.

• Polidez - Lembrar-se de que, mais do que palavras, o que conta na comunicação interpessoal é o tom de voz, gestos e o modo de falar com as pessoas.

Fonte. Guia SindicoNet

quarta-feira, 21 de julho de 2010

Vazamentos (unidades vizinhas)


Problemas de infiltrações ou vazamentos costumam gerar muita confusão em condomínios.

Geralmente, quando há problemas de encanamento em um apartamento e os reflexos são sentidos na unidade do andar de baixo, o embate é na hora de providenciar o reparo e, lógicamente, pagar a conta.

Os edifícios têm duas redes de encanamento: a horizontal e a vertical (também chamada de coluna principal).

Rede vertical (coluna)
Conduz água e esgoto entre rua e andares
Uso geral
Responsabilidade do Condomínio

Rede horizontal
Liga coluna e unidade
Uso particular
Responsabilidade da unidade

- A rede vertical conduz água e esgoto por todos os andares. É de uso comum, portanto, de total responsabilidade do Condomínio_ inclusive obras realizadas nos apartamentos, em virtude de problemas nesta rede.

- A rede horizontal comporta os canos que servem às unidades, recebendo água da rede vertical e conduzindo esgoto para a mesma. As unidades ficam responsáveis pelos reparos e danos aí ocorridos.

- Se há um vazamento no teto do banheiro, em virtude de problemas na rede horizontal, o responsável pelo reparo é o morador da unidade de cima, com todos os custos.

- O síndico não tem autoridade legal para interferir em problemas entre vizinhos, causados por vazamentos na rede horizontal.

COMO PROCEDER

Muitas vezes o condômino prejudicado procura o síndico para resolver a questão. Nesse caso, como não cabe ao síndico esta responsabilidade, oriente o morador reclamante para que tente, primeiramente, resolver a questão de forma amigável.

Caso o vizinho não demonstre boa vontade, ou se recuse a efetuar os reparos, recomenda-se então formalizar o comunicado através de uma notificação em duas vias impressas. Deve-se pedir que o notificado assine uma das vias, mostrando que está ciente do problema.

Se, mesmo assim, o vizinho de cima se recusar a tomar as providências necessárias, a parte prejudicada pode entrar com uma ação no Juizado Especial Cível. Pode-se obter liminar para efetuar os reparos, além de possível indenização.

Nesses casos que vão parar na Justiça, normalmente se solicita a presença de um perito para avaliar se o vazamento ou infiltração foi mesmo decorrente do apartamento de cima. Comprovado o fato, dificilmente o juiz se pronunciará contrário à indenização.

MODELO DE CARTA

Cidade XX, de outubro de 2014

NOTIFICAÇÃO

Eu, _____________, morador do apartamento ______ deste edifício, venho informar-lhe que um vazamento, proveniente de sua unidade habitacional, está causando infiltrações em meu apartamento. Desta forma, solicito que faça a manutenção necessária e providencie também os reparos necessários pelos danos causados no teto, parede, etc..._______ (especificar em que parte do apartamento houve o dano) da minha residência.

Desde já, adianto que a Justiça entende que quando há vazamentos nas instalações horizontais, a responsabilidade pela manutenção é do condômino, bem como o reparo de qualquer dano que o vazamento possa ter causado em outras unidades.

A contar o dia de recebimento desta notificação, está fixado o prazo de 10 dias úteis para que providências sejam tomadas (esse é o prazo que costuma ser dado, mas pode ser negociado).

Caso não seja realizado o reparo no prazo combinado, a Justiça poderá ser acionada.

Sem mais para o momento,

Cidade, _______, de, ____________, de 20___
RG _________________________
CPF _______________________
Apto.: _____________________
Condomínio: ________________

Fonte: sindiconet.com

quarta-feira, 14 de julho de 2010

Administrando conflitos! 7 regras de ouro no relacionamento.


A variedade de experiência que um administrador ou síndico profissional tem - lidar com diversos condomínios de diversos locais e perfis - traz um conhecimeto muito útil também ao síndico "leigo".
Por isso ouvimos alguns profissionais do setor, para conhecer suas regras de ouro para o relacionamento com os condôminos, ponto-chave em qualquer gestão.

Confira abaixo suas opiniões:

1) Saber ouvir as partes. Quando há problemas no condomínio, tente entender os fatos, para além das versões que uma ou outra parte do problema produzem. Por exemplo: quando um morador reclama repetidamente do barulho feito por outro, não aplique uma advertência imediatamente. Veja o que cada lado tem a dizer, observe o comportamento de cada um, e ouça um terceiro, como o zelador. Assim, você evita tomar partido muito explicitamente.

Se necessário, reúna o Conselho para auxiliá-lo em decisões difíceis. Ainda que exista legalmente apenas para fiscalizar as contas, nada impede que este órgão seja investido de uma função "moral" de - como o nome diz - aconselhamento, em casos como a aplicação de uma multa, a demissão de um funcionário.

2) Ter uma boa comunicação com o zelador. Este profissional é seu elo de contato com os condôminos e com os funcionários. É ele quem mais circula entre todos, quem recebe primeiro as informações, opiniões, reclamações. Faça dele sua comunicação informal e verifique se as mensagens estão chegando sem muita distorção.

Ao mesmo tempo, é preciso que ele tenha autonomia para resolver pequenos problemas e tomar providências cotidianas, evitando o acúmulo para o síndico.

3) Transparência nas prestações de contas e nas atitudes. Saiu de moda a figura do síndico linha-dura, centralizador e acima de qualquer suspeita, a quem a maioria dos condôminos assinaria um cheque (ou uma procuração) em branco. O país se democratizou, e por outro lado, houve o crescimento da corrupção em todos os setores. Por tanto, o que as pessoas esperam é clareza e honestidade nas prestações de contas à assembleia, anualmente e sempre que inquirido por esta.

Tomar decisões importantes sempre com a assembléia, sem paralisar a gestão, mas tendo a paciência de dividir o poder para mais tranqüila e seguramente gerir o bem comum. Ter meios de comunicação com a comunidade é essencial para a transparência - blog, jornal do condomínio, cartazes em áreas sociais.

4) Paciência. Se for necessário explicar um determinado ponto 10 vezes, faça isso. Em um condomínio, convivemos muitas vezes com pessoas provenientes de diferentes culturas e níveis educacionais. Assim, é preciso perceber que nem todos entendem nossas intenções imediatamente, às vezes é preciso de um bom tempo e insistência paciente para nossa "mensagem" ser assimilada.

A paciência é imprescindível em uma função como a de síndico, em que se tem de lidar com as expectativas das pessoas o tempo todo.

5) Conheça os condôminos. Cada morador tem sua personalidade, entenda cada um e ajuste sua forma de negociar para cada tipo. Não adianta ter sempre o mesmo discurso. Sem abrir mão de seus princípios e ideias, aprenda a expô-los de acordo com o perfil do condômino, sua idade, sua profissão, sua família, seu modo de ser. Assim, se dobrar, você será flexível e ágil na sua comunicação, o que certamente trará mais compreensão.

6) Procure incentivar a participação dos condôminos. A participação traz ao condômino o senso de que o cuidar do condomínio é uma tarefa comunitária - ao contrário da percepção comum, de que o condomínio é um prestador de serviços ao condômino. Essa integração à vida comum pode ser inclusive uma perspectiva de crescimento para o condômino, como conta o síndico Wilton Augusto: "Uma condômina era formada em agronomia, mas exercia somente a função de mãe. Ela foi convidada a ajudar na organização e arrumação do jardim, e isso teve um excelente resultado, pois além de ela usar seus conhecimentos, ganhou o respeito de outros condôminos, o que lhe trouxe alegria e motivação".

7) Ser discreto. Não comentar com um condômino o que aconteceu com o outro, como por exemplo, visitas de oficiais de justiça, brigas de família, inadimplência. Como síndico, você acaba recebendo muitas informações, mas cuidado com elas. Muitas podem ser inclusive boatos, lançados em seus ouvidos por alguém que espera que você os espalhe. Ainda que você pertença a um grupo dentro do condomínio, não está cuidando apenas dele, mas do todo - assim como o presidente não pode governar só para seu partido e só com ele. A discrição o ajudará a ter o respeito e a confiança de todos.

PROBLEMAS COMUNS E SOLUÇÕES RECOMENDADAS

- Barulho. Peça ao zelador para falar com o causador do barulho. Se isso não resolver verificar se o fato é freqüente. Confirmado, analise se fere algum regulamento ou lei do silêncio, se for o caso envie uma advertência.

- Animais de estimação. Fazer valer o que está escrito no Regulamento Interno. Não ser tolerante, mas não se esquecer de ter como provar infrações para aplicar o regulamento.

- Briga de vizinhos. Não intervir a princípio, pois o síndico não é polícia. No entanto, e estiver afetando o condomínio com barulho excessivo, ameaça à segurança, agir com bom senso e atitude firme, sem tomar partido das pessoas, mas sim de valores e idéias.

- Baixo quorum na assembléia. Não marcar a reunião em época de férias, semana com feriado prolongado, etc. Mandar a convocação com antecedência adequada e escrita de uma forma a induzir o comparecimento, ressaltando os pontos mais importantes e polêmicos.

- Garagem. Condômino tem direito a 2 vagas. As vagas são espaçosas e o morador possui 2 carros pequenos e comprou um terceiro para o filho. Supôs, ele, que tem direito de colocar os 3 carros nas 2 vagas. Solução dada: Já que o condômino interpreta que na vaga poderia ser colocado 3 carros, foi decidido que a garagem fosse um bem comum e qualquer condômino poderia estacionar na terceira vaga. O condômino alugou uma vaga de um vizinho.

- Salão de festas. O salão de festa tem um pequeno jardim externo e o condômino insistiu que poderia colocar mesas e cadeiras no jardim (área comum). Foi colocado que ele teria que permitir que qualquer condômino pudesse sentar nas cadeiras do jardim durante a festa, pois elas estavam em área comum. Resultado, ele optou por restringir a festa ao salão.

Fonte: Wilton Augusto - Síndico Profissional; Claudimir Picarelli - Síndico

terça-feira, 6 de julho de 2010

Dicas para o síndico que vai se ausentar e Orientações sobre como lidar com as crianças em férias


Época de férias é marcada pelo aumento do fluxo de crianças no condomínio e, muitas vezes, pela ausência do síndico que, assim como demais moradores, aproveita as férias escolares dos filhos para viajar.

Portanto, é bom estar prevenido quanto a possíveis problemas e deixar tudo encaminhado no condomínio para evitar desconfortos e imprevistos. Veja a seguir como se preparar para este período:


AUSÊNCIA DO SÍNDICO

Pela lei, o síndico não é obrigado a avisar todos os moradores que está saindo de férias, mas é interessante fazê-lo. Assim, caso houver um problema, já se sabe quem se deve procurar.

Na ausência do síndico, o responsável pelo condomínio é o subsíndico ou, em último caso, algum membro do conselho a ser nomeado formalmente.

Dicas e Providências:

- Marcar duas reuniões: uma com o subsíndico (se houver) e com o Conselho; outra com a empresa administradora, se o condomínio usar o serviço.

- Determinar e formalizar quem vai responder pelo condomínio no período (a prioridade é para o subsíndico).

- Comunicar o período de ausência à administradora (se tiver). Vale lembrar que durante a ausência do síndico, os suplentes devem contar com o apoio da empresa contratada. Com ela, é possível tirar dúvidas e ajudar os outros moradores que tenham problemas durante o período.

- Passar ao substituto os casos que estão pendentes (manutenção, pagamentos, providências, férias de funcionários, etc.)

- Deixar com o(s) responsável(is) cópia da Convenção e do Regulamento Interno. Lembre-se: essa é uma época propícia a desrespeitos ao RI. Por isso, tanto o substituto, como o zelador devem estar instruídos sobre como lidar com possíveis infrações.

- Quando constatada alguma infração, o zelador deve apenas informar ao condômino que ele está desrespeitando as normas do condomínio, e comunicar o caso o mais rapidamente possível ao subsíndico ou conselheiro que está respondendo pelo condomínio no lugar do síndico.

- Orientar o zelador quanto ao uso do Livro de Ocorrências.

- Certificar-se de que o zelador tem os telefones abaixo, para qualquer eventualidade:

administradora do condomínico (se tiver)
subsíndico e/ou membro(s) do conselho
empresa de conservação/manutenção do elevador
empresa de segurança / monitoramento (se tiver)
demais empresas de manutenção (portões, bombas etc.)
delegacia mais próxima/ telefone para emergências
corpo de bombeiros da região/ telefone para emergências

CRIANÇAS

Com a chegada das férias, as crianças que não puderem viajar ficarão mais tempo em casa. E isso quer dizer mais visitas ao condomínio, mais gente nas áreas comuns, mais uso de quadras, playgrounds, piscinas, salção de jogos.

Dicas e providências

- Envie ou afixe no elevador um comunicado aos moradores sobre dicas e orientações para o período de férias escolares. Esse tipo de comunicação costuma ser bastante eficaz.

- Verifique se o Regulamento Interno está sendo seguido. Em alguns casos, crianças até certa idade não podem circular sem o acompanhamento dos responsáveis. Isso evita que o pequeno se machuque nas áreas comuns.

- Em grandes condomínios, com infraestrutura adequada, é possível contratar empresas que ofereçam atividades recreativas para a criançada. Dessa maneira, evita-se o corre-corre em áreas que não sejam ideais para os menores, como corredores sociais, portaria e garagem.

- Em locais com menos espaço, ou sem possibilidade de implementação de infraestrutura, é interessante avaliar as condições do entorno, para saber se há parques ou alternativas de lazer na região, para serem sugeridas aos moradores. Daí fica mais fácil sugerir um rodízio entre os pais com disponibilidade para levar algumas crianças do condomínio para brincar no local.

- A criação de uma biblioteca pode ser uma saída interessante. Os pais podem doar os livros. Além de distrair as crianças, incentiva a leitura. A biblioteca poderá ser montada numa sala pequena e com a ajuda das crianças.

- Crianças não devem usar o elevador como brinquedo. Os pais devem orientar seus filhos a não pularem dentro do veículo e a não ficarem passeando pelo prédio dentro dele.

- O uso da piscina, caso haja, deve seguir o regulamento do condomínio. Porém, em alguns casos, o síndico pode abrir uma exceção para crianças muito pequenas.

SEGURANÇA

Com o entra-e-sai de visitas aumentado pela presença das crianças que recebem seus amigos no período, vale lembrar posturas simples que ajudam a segurança de todos os moradores.

Dicas e providências

- Ter certeza de quem está autorizando a entrar no prédio

- Caso for viajar, não deixe a chave da unidade com funcionários do prédio.

- Para casos de emergência, deixe um contato (como telefone celular) na portaria

- Ao pedir serviços de delivery, não permita que o entregador entre no condomínio.

- Cancele o recebimento de jornais e revistas

- Feche o registro de água e desarme os disjuntores de luz

- Deixe na portaria o nome e o número do RG do funcionário responsável pela limpeza

Também é interessante que seja verificado periodicamente o sistema de alarme e segurança do local, além de verificar as condições do equipamento de vídeo e de iluminação do condomínio.

MUDANÇAS

No período de férias, muitos aproveitam para fazer mudança. Como o assunto deve estar explicado no regulamento interno do condomínio, é importante que o novo morador esteja informado sobre as regras.

Em geral, o aceitável é efetuar as mudanças em dias úteis e durante o horário comercial. Alguns locais permitem fazê-la também durante aos sábados, até certo horário. Domingos e feriados, em geral, são dias em que a atividade é vedada.

Outro ponto comum à maioria dos condomínios é a permissão de se realizar apenas uma mudança por dia, para evitar desconforto aos demais moradores, já que o elevador de serviço fica ocupado quase que exclusivamente com o novo ocupante.

Em condomínios novos deve-se primeiramente verificar a disponibilidade da agenda do local antes de acertar o dia de descarregar os pertences com o caminhão.

Fonte: Fontes consultadas: Ana Paula Pellegrino, Adbens; Hubert Gebara, Secovi-SP e Hubert; Angélica Arbex, Lello; José Roberto Graiche, Graiche Administradora; Renê Vavassori, Itambé